هر شرکت با توجه الزام قانونی برای برخورداری از محلی مشخص، نیاز است تا در هنگام ثبت شرکت، در بند ۳ اساسنامه خود نسبت به قید آدرسی مشخص اقدام نماید. زمانی که سخن از تغییر آدرس شرکت به میان می‌آید، منظور همان آدرسی است که به عنوان مرکز اصلی دفتر در هنگام ثبت معرفی گردیده است.
در کنار تغییر آدرس شرکت، برخی مواقع این سوال مطرح می‌شود که چگونه می‌توان نسبت به تغییر آدرس پستی شرکت اقدام نمود؟ در پاسخ باید گفت که زمانی آدرس شرکت تغییر بیابد، در واقع تغییر در آدرس پستی شرکت نیز صورت گرفته است و با ثبت تغییر آدرس شرکت از طریق مرجع ثبت، تغییر آدرس پستی نیز ثبت می‌گردد.
دلیل تغییر آدرس شرکت
شرکت‌های تجاری و یا موسسات غیرتجاری فارغ از اینکه در چه زمینه‌ای مشغول به فعالیت هستند، ممکن است بعد از گذشت مدت زمانی از ثبت شرکت، بنا بر مصالح خ نیاز داشته باشند تا محل شرکت خود را تغییر دهند. در واقع در چنین شرایطی که آدرس شرکت و به طبع آن کد پستی شرکت تغییر یافته است، نیاز است تا مراتب تغییر آدرس شرکت و نیز تغییر کد پستی شرکت را جهت ثبت به مرجع ثبت ( اداره ثبت شرکت‌ها در هر شهرستان ) اطلاع دهند تا از طریق انتشار در روزنامه رسمی این تغییرات اطلاع رسانی گردد.
تغییر آدرس شرکت امری کاملاً مرسوم و طبیعی است و به همین دلیل در قانون برای ایجاد چنین تغییراتی هیچ گونه محدودیتی قائل نشده است و یک شرکت این اجازه را دارد تا در سال هر چند بار و به فراخور نیاز خود نسبت به تغییر آدرس شرکت مبادرت نماید، اما به شرطی که این تغییرات طی یک صورت‌جلسه به مرجع ثبت اطلاع داده شود.
شاید اگر بخواهیم مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌گردد تا یک شرکت نسبت به تغییر آدرس و نیز تغییر کد پستی خود اقدام نماید را برشماریم، بتوان موارد بیشماری را نام برد، به عنوان نمونه می‌توان به چنین مواردی اشاره نمود :
- محل استقرار شرکت استیجاری بوده است و باید به محلی دیگر نقل مکان نماید
- محل استقرار شرکت از نظر فضا جوابگوی نیاز شرکت نیست و به دلیل کمبود فضا نیاز به تغییر دارد
- شرکت در حال توسعه فعالیت‌های خود می‌باشد و نیاز به فضای بهتری دارد
- و …
ویژگی‌های صورت‌جلسه تغییر آدرس شرکت یا تغییر آدرس پستی شرکت
همان‌طور که اشاره شد، نیاز است تا تغییر آدرس شرکت و نیز تغییر آدرس کد پستی شرکت طی یک صورت‌جلسه جهت اطلاع و نیز انتشار در روزنامه رسمی به مرجع ثبت ارسال گردد، بر این اساس در تهیه و تنظیم صورت‌جلسه رعایت نکات ذیل حائز اهمیت است :
- صورت‌جلسات باید دارای سربرگ شخصیت حقوقی بوده و پس از تنظیم توسط تمامی اشخاص ذی سمت امضا و ممهور به مهر شرکت گردد.
- صورت‌جلسات باید در سه نسخه تهیه و تنظیم گردند.
- در صورتی که تشکیل جلسه با حضور اکثریت سهامداران یا شرکا باشد، رعایت کامل قوانین و تشریفات دعوت مطابق با اساسنامه شرکت و یا قانون تجارت و ارائه مستندات آن الزامی است.
- اسامی تمامی سهامداران یا شرکا باید در صورت‌جلسه با ذکر میزان سهم قید شود و ذیل تمامی صفحات صورت‌جلسه را امضا نمایند.
- در صورتی که تعداد شرکا زیاد باشد، نیاز است تا هیئت نظارت که مرکب از سه نفر از شرکا می‌باشد تشکیل گردد.
مدارک مورد نیاز برای تغییر آدرس شرکت و تغییر کد پستی شرکت
زمانی که تصمیم بر تغییر آدرس شرکت و نیز تغییر کد پستی شرکت می‌باشد، نیاز است تا برخی از مدارک لازم تهیه و نسبت به ارائه آن به مرجع ثبت اقدام گردد. مدارک مورد نیاز به شرح ذیل می‌باشد :
- یک نسخه از صورت‌جلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده که با رعایت تمامی قوانین حاکم بر مجامع عمومی به طور فوق العاده تهیه و تنظیم و به امضا کلیه سهامداران یا شرکا رسیده باشد.
- یک نسخه از تصویر آگهی و روزنامه رسمی تأسیس و نیز آخرین تغییرات شرکت (در صورت وجود)
- در صورتی که تشکیل جلسه با حضور اکثریت سهامداران یا شرکا باشد، رعایت کامل قوانین و تشریفات دعوت مطابق با اساسنامه شرکت و یا قانون تجارت (مواد لایحه قانون تجارت ۹۹) و ارائه مستندات آن الزامی است.
- در صورتی که تشکیل جلسه با حضور اکثریت سهامداران یا شرکا باشد، ارائه اصل روزنامه حاوی آگهی دعوت همراه با صورت‌جلسه به مرجع ثبت ( اداره ثبت شرکت‌های در هر شهرستان)
- ارائه شرکت نامه در صورتی که شرکت از نوع مسئولیت محدود یا تضامنی باشد..
- ارائه مدارکی که نشان دهنده تغییرات ایجاد شده در شرکت باشد.
نکات مهم در خصوص صورت‌جلسه تغییر آدرس شرکت یا تغییر کد پستی شرکت
زمانی که در حال تهیه و تنظیم صورت‌جلسه تغییر آدرس شرکت (تغییر کد پستی شرکت) هستیم، نیاز است تا برخی نکات مورد توجه قرار گیرد. عدم رعایت هر یک از نکاتی که در ادامه تشریح خواهد شد، می‌تواند صورت‌جلسات را با مشکلاتی مواجه نماید.
- صورت‌جلسات پس از تنظیم توسط تمامی اشخاص ذی سمت امضا و ممهور به مهر شرکت گردد.
- تنظیم صورت‌جلسه در سه نسخه که به امضای کلیه‌ی اعضا و هیئت مدیره رسیده است و ارسال یک نسخه از آن برای مرجع ثبت ( اداره ثبت شرکت‌های در هر شهرستان)
- اسامی تمامی سهامداران یا شرکا باید در صورت‌جلسه با ذکر میزان سهم قید شود و ذیل تمامی صفحات صورت‌جلسه را امضا نمایند. این لیست باید همراه با صورت‌جلسه به مرجع ثبت ارسال گردد.
- انجام کلیه اقدامات ضروری جهت بارگذاری مدارک در سامانه ثبت شرکت‌ها و پذیرش صورت‌جلسه از طریق سامانه مذکور.
- اگر تغییر آدرس شرکت تنها در حد چند متر ، یک کوچه و یا یک خیابان می‌باشد، نیازی به تشکیل جلسه مجمع نیست و تنها کافی است که صورت‌جلسه تغییر آدرس یا تغییر کد پستی شرکت تنظیم شود.
- در صورتی که وظیفه تغییر آدرس بر عهده اعضای هیئت مدیره باشد، نیاز است تا صورت‌جلسه تنظیم شده طی مدت ۳ روز به مرجع ثبت ارسال و بارکد مرسوله در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت گردد.
برای تغییر آدرس شرکت و کد پستی شرکت چه مراحلی نیاز است؟
برای تغییر آدرس شرکت و کد پستی شرکت نیاز است تا مراحل ذیل طی گردد :
- تشکیل مجمع عمومی به طور فوق العاده با حضور تمام و یا اکثریت شرکا
- در صورتی که تشکیل جلسه با حضور اکثریت سهامداران یا شرکا باشد، رعایت کامل قوانین و تشریفات دعوت مطابق با اساسنامه شرکت و یا قانون تجارت (مواد لایحه قانون تجارت ۹۹)
- تنظیم صورت‌جلسه که به امضای کلیه‌ی اعضا و هیئت مدیره رسیده است و ارسال یک نسخه از آن برای مرجع ثبت ( اداره ثبت شرکت‌های در هر شهرستان)
- دریافت تاییدیه جهت اعمال تغییرات در آدرس یا کد پستی شرکت
- دریافت پیش آگهی تغییر آدرس شرکت
- مراجعه حضوری به مرجع ثبت (اداره ثبت شرکت‌ها در هر شهرستان) و تکمیل و تایید پیش نویس آگهی
- پرداخت هزینه ثبت تغییرات شرکت به مبلغ ۵ هزار تومان (تا تاریخ انتشار این مقاله)
یادآوری
پس از ثبت تمامی اطلاعات لازم، باید طی مدت زمان ۳ تا ۹ روز کاری نسبت به تحویل مدارک به مرجع ثبت (اداره ثبت شرکت‌ها در هر شهرستان) جهت انتشار آگهی اقدام شود. پس از تحویل مدارک و نیز تکمیل و تایید پیش نویس آگهی تغییر آدرس و کد پستی شرکت، حدود ۷ روز کاری زمان خواهد بُرد تا روزنامه رسمی منتشر شود.
سایر تغییرات شرکت
شرکت‌ها بر اساس قوانین موجود، مجاز هستند تا به توجه به نیاز خود نسبت به اعمال برخی تغییرات و ثبت آن اقدام کنند. تغییر آدرس شرکت و تغییر کد پستی شرکت، تنها یک مورد از متعدد مواردی است که هر شرکت مجاز به ایجاد آن است.
به جهت آشنایی شما با برخی از تغییراتی که هر شرکت می‌تواند نسبت به اعمال آن‌ها اقدام کند، در ادامه فهرستی از این تغییرات را بیان خواهیم کرد. لازم به ذکر است که در صورت تصمیم اعضا و هیئت مدیره شرکت برای انجام هر یک از موارد ذیل، نیاز است تا تمامی مراحلی که برای ثبت تغییر آدرس شرکت طی شد، برای آن‌ها نیز طی گردد.
برخی از مهم‌ترین انواع تغییرات شرکت‌ها عبارتند از :
- انتقال سهام بانام به سهام بی‌نام
- افزایش و کاهش تعداد شرکا
- افزایش و کاهش مدیران شرکت
- افزایش و کاهش مقدار سهام
- تغییر آدرس شرکت
- تغییر کد پستی شرکت
- تغییر نام شرکت
- تغییر سهام شرکت توسط شرکا و واگذاری آن به یکدیگر
- انحلال شرکت
- ادغام شرکت
- تغییر حق امضای شرکت
- تعیین مقدار پاداش مدیران شرکت
- انتخاب و تمدید بازرسان اصلی و علی البدل شرکت
- تعیین بیلان مالی شرکت
- تصویب ترازنامه سود و زیان شرکت
- و …
مطالبی که در مقاله ارائه گردید، روند کامل و اطلاعاتی است که نیاز است در صورت تمایل به تغییر آدرس شرکت (تغییر کد پستی شرکت) به طور کامل از آن‌ها مطلع باشید. چنانچه پس از مطالعه این مطالب، سؤال و یا نیاز به راهنمایی خاصی در این خصوص داشتید، کارشناسان ثبت پارسه با افتخار آماده ارائه راهنمایی‌های لازم به شما هستند.
